โปรแกรมคีย์ใบขน เป็นโปรแกรมที่รองรับระบบ E-Paperless ซึ่งเป็นการดำเนินพิธีการศุลกากรในรูปแบบไร้เอกสาร Paperless Customs ซึ่งกรมศุลกากรประกาศให้มีการใช้อย่างเป็นทางการเมื่อวันที่ 1 สิงหาคม 2549 เพื่อให้การดำเนินการพิธีการศุลกากรเป็นไปแบบไร้เอกสาร
โดยเริ่มต้นนั้น โปรแกรม E-Paperless ใช้กับใบขนสินค้าขาออกและใบเคลื่อนย้ายสินค้า (Goods Control List) ส่วนใบขนขาเข้าในช่วงแรกยังคงให้เดินพิธีการศุลกากรด้วยระบบ EDI ตามเดิม แต่ต่อมาเมื่อเดือนพฤษภาคม 2551 กรมศุลกากรทำการยกเลิกระบบ EDI และเปลี่ยนมาใช้ Paperless Customs อย่างเต็มรูปแบบในที่สุด
การผ่านพิธีการที่ใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์แบบ 100% เริ่มต้นตั้งแต่การส่งข้อมูล Invoice, ข้อมูลใบขนสินค้าผ่านผู้ให้บริการรับส่งข้อมูล (Vans) ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของศุลกากร เพื่อตรวจสอบความถูกต้องตาม (Profile) ที่กำหนด หากถูกต้องดีแล้ว เครื่องของกรมศุลกากรจะออกเลขที่ใบขนสินค้าให้ แต่ถ้าไม่ถูกต้อง จะแจ้งกลับโดยบอกรหัสข้อผิดพลาด เพื่อให้ผู้ส่งข้อมูลทำการแก้ไขและส่งกลับไปตามช่องทางเดิมเพื่อตรวจสอบใหม่ ถ้าทุกอย่างถูกต้องจะออกเลขที่ใบขนสินค้าให้ตามลำดับ
Next A ผู้ออกแบบโปรแกรมคีย์ใบขน ซึ่งเป็นโปรแกรมที่รองรับระบบพิธีการศุลกากรแบบไร้เอกสาร (Paperless Customs) มีข้อมูลมาฝากว่า ปกติแล้วโปรแกรมที่รองรับโปรแกรม E-Paperless ต้องมีฟังก์ชั่นอะไรบ้าง…
- สามารถคีย์หรือรับข้อมูล Invoice มาจากภายนอกเพื่อ Import เข้าโปรแกรม
- สามารถตรวจสอบสถานะของข้อมูลที่ส่งและรับจากหน้าจอโปรแกรมได้
- ผู้ประกอบการที่ใช้ EDI ต้องสามารถย้ายข้อมูลเข้าสู่ระบบ Paperless Customs ได้
- Export ข้อมูลพื้นฐาน เช่น Invoice ในรูปแบบไฟล์ต่างๆ เช่น Excel เพื่อนำไปใช้งานได้ต่อ
- รองรับการพิมพ์ฟอร์มเอกสาร กรณีที่ต้องพิมพ์เพื่อนำไปเดินพิธีการแบบ Manual
- สามารถพิมพ์ใบแนบต่างๆ ได้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องเตรียมหรือคีย์ข้อมูลนั้นใหม่
- ตัวโปรแกรมต้องสามารถคำนวณได้อย่างแม่นยำตามข้อกำหนดของกรมศุลกากร แม้กระทั่งจุดทศนิยม
- ดาวน์โหลดข้อมูลจากกรมศุลกากรได้ โดยเฉพาะหากทำจากหน้าจอโปรแกรมได้ยิ่งดี เนื่องจากช่วยประหยัดเวลา และใช้งานสะดวก
- ควรแยกฐานข้อมูลสินค้าตามแต่ละบริษัท เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการใช้พิกัดศุลกากร
- ควรมีระบบจัดการฐานข้อมูลเพื่อให้ผู้ใช้บริการได้เลือก เช่น ACCESS, SQL, ORACLE ฯลฯ
- รองรับการลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งในระดับที่ต้องเซ็นเอง หรือส่งให้ผู้อนุมัติเป็นผู้เซ็นให้
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ขั้นตอนการนำเข้าสินค้าของบริษัทชิปปิ้งได้ ที่นี่