โปรแกรมคีย์ใบขน เป็นโปรแกรมที่ใช้รองรับระบบใบขนสินค้า ซึ่งมีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการนำเข้าและส่งออกสินค้าจากประเทศต้นทางไปยังประเทศปลายทาง
ปัจจุบันการดำเนินการยื่นใบสินค้านั้น เป็นการดำเนินการผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ตามนโยบายของกรมศุลกากรที่ประกาศยกเลิกการใช้เอกสารเพื่อช่วยลดขยะและการใช้ทรัพยากรโลกอย่างสิ้นเปลือง บริษัทชิปปิ้งจึงหันมาใช้โปรแกรมคีย์ใบขนในการดำเนินการแทนการยื่นเอกสาร
โปรแกรมคีย์ใบขน บนระบบ Cloud ของ Next A จึงได้ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับระบบใบขนสินค้าได้อย่างครอบคลุมและมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม ระบบใบขนสินค้านั้น จะประกอบไปด้วย
- ใบขนสินค้าขาเข้า เป็นแบบพิมพ์ที่กรมศุลกากรกำหนดให้ผู้นำเข้าต้องทำการยื่นต่อกรมศุลกากรในการนำเข้าสินค้า แบ่งออกเป็น 9 ประเภทตามลักษณะการนำเข้า
- ใบขนสินค้าขาออก เป็นแบบพิมพ์ที่กรมศุลกากรกำหนดให้ผู้ส่งออกต้องยื่นต่อกรมศุลกากรในการส่งออกสินค้า แบ่งออกเป็น 4 ประเภทตามลักษระการส่งออก
- ใบกำกับการขนย้ายสินค้า คือเอกสารที่ใช้กำกับการขนย้ายตู้คอนเทนเนอร์หรือยานพาหนะ ที่จะทำการขนส่งสินค้าจากสถานีที่บรรจุไปยังท่าเรือที่จะส่งออก และต้องยื่นหรือแจ้งเลขที่ใบกำกับการขนย้ายสินค้าต่อเจ้าหน้าที่ ณ สถานที่รับบรรทุกหรือจุดรับบรรทุกที่กำหนด ณ ท่าเรือ
- Invoice ใบอินวอยซ์ คือใบแจ้งราคาสินค้า สำหรับการนำเข้าและส่งออกสินค้านั้น ใบอินวอยซ์ จะแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ PI หรือ Proforma Invoice หมายถึง ใบแจ้งราคาสินค้าที่สามารถตรวจสอบรายละเอียดการซื้อขายได้ทั้งหมด โดยจะแสดงราคา จำนวน วันเวลาที่ใช้ผลิต เงื่อนไขในการโอนเงินและระยะเวลาการขนส่ง อีกประเภทหนึ่ง เรียกว่า CI หรือ Commercial Invoice เอกสารใบนี้จะระบุทุกอย่างที่เกี่ยวกับการซื้อขาย ทั้งจำนวน ราคา และรายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมด ผู้ขายจะออกให้ก็เมื่อมีการจ่ายเงินค่าสินค้าครบหมดแล้ว โดยจะออกให้ช่วงที่ทำการส่งสินค้าแล้ว เนื่องจากปลายทางต้องเอาไปใช้เคลียร์สินค้านั่นเอง
- E-Payment (Electronic Payment System) เป็นระบบที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับคนยุคปัจจุบัน เป็นระบบที่สามารถโอนเงิน ชำระเงินผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ สมาร์ทโฟน โดยมีระบบอินเตอร์เน็ตเป็นผู้ช่วย ระบบ E-Payment นี้ จะอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของธนาคารแห่งประเทศไทย ก่อนที่จะเปิดใช้งาน จึงต้องขออนุญาตเสียก่อน อย่างไรก็ตาม รูปแบบของ E-Payment ที่อยู่ภายใต้การทำงานของธนาคารแห่งประเทศไทย มีทั้งหมด 8 ประเภท ได้แก่ ระบบการเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Money) บริการเครือข่ายบัตรเครดิต บริการเครือข่าย EDC Network บริการสวิตช์ชิ่งในการชำระเงิน บริการหักบัญชี (Clearing) บริการชำระดุล (Settlement)
- Car Manifest ระบบรายงานยานพาหนะแบบไร้เอกสาร (Paperless) ทางรถ โดยบริษัทชิปปิ้งหรือตัวแทนผู้นำเข้าสินค้า จะต้องทำการส่งข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไปยังกรมศุลกากรก่อนการนำสินค้าทุกครั้ง
อย่างไรก็ตาม ก่อนทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบใบขนสินค้า ควรอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการนำเข้าสินค้ากับบริษัทชิปปิ้งและโลจิสติกส์ให้เข้าใจอย่างถ่องแท้เสียก่อน